Privacy

Privacyverklaring Cobraspen Groep

1. Inleiding

Dit is de privacyverklaring van de Cobraspen Groep. In deze verklaring beschrijven wij hoe binnen de Cobraspen Groep wordt omgegaan met de persoonsgegevens van klanten, opdrachtgevers, bezoekers van websites, leveranciers en andere betrokkenen. Cobraspen Groep B.V. is, als moedermaatschappij, verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest recente versie wordt gepubliceerd op deze pagina en op de website https://www.cobraspen.nl.

De volgende websites, en de betreffende vennootschappen, behoren tot de Cobraspen Groep. Op de website die u nu bezoekt is deze privacyverklaring ook van toepassing:

• Beachhouse.nl
• Htelapartments.com
• Sugarcity.com
• Sugarcityevents.com
• Officehotel.nl
• Cobraspenvastgoed.nl

SugarFactory is onderdeel van holding de Cobraspen Groep via de dochtermaatschappij SugarCity Investments, waarmee deze privacyverklaring ook van toepassing is op alle betrokkenen van SugarFactory.

2. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

Cobraspen Groep B.V., Elswoutslaan 20,
 2051 AE OVERVEEN +31 (023) 526 49 49 https://www.cobraspen.nl

Dhr. J. Deumens is IT-Specialist en Functionaris gegevens bescherming van de Cobraspen Groep B.V. Voor vragen of verzoeken kunt u contact met hem op nemen via het mailadres privacy@cobraspen.nl.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbaar natuurlijk persoon. Cobraspen Groep B.V., en de groepsmaatschappijen, verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld het huren van een vastgoedobject (woning, kantoorruimte, evenementenruimte of hotelkamer).

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam
• Telefoonnummer (mobiel, direct en/of kantoor),
• Adres
• KvK-gegevens
• Bankgegevens
• Bedrijfswebsite
• Functie en afdeling
• Geboortedatum
• Werkdagen
• Dieetwensen/allergieën, ziektes en fysieke gesteldheid (zwanger, (minder)valide, overspannen)

Wanneer u als hotelgast verblijft bij een van de hotels van de Cobraspen Groep dan verzamelen wij ook de volgende aanvullende gegevens:

• Paspoortnummer
• Creditcardnummer + vervaldatum

4. Doelen en grondslagen

Volgens de privacywetgeving moeten wij u melden welke doeleinden en juridische gronden wij hebben om uw gegevens te gebruiken. Wij hebben gegevens van u nodig vanwege de voorbereiding en uitvoering van contractuele afspraken tussen u en Cobraspen Groep B.V. of een van de groepsmaatschappijen. Zonder deze gegevens kan een dergelijke overeenkomst niet tot stand komen. Dit is het geval bij:

1. Huren van kantoorruimte
2. Verkopen en verhuren van vastgoedobjecten
3. Huren van een hotelkamer of appartement
4. Huren van evenementenruimte
5. Gebruik van overige horecafaciliteiten (restaurant)
6. Afnemen van Internet-diensten van onze Internet Service Provider tijdens de duur van een evenement.

Daarnaast kunnen wij uw gegevens gebruiken als wij daarvoor een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Dat belang is allereerst om al onze (potentiële) klanten, opdrachtgevers, leveranciers en andere betrokkenen de meest optimale en persoonlijke service te kunnen verlenen. Ook marketingactiviteiten zijn een gerechtvaardigd belang. Hierbij denken we altijd aan uw privacy. In het bijzonder is sprake van een gerechtvaardigd belang bij de volgende activiteiten:

1. Reviews & klanttevredenheidsonderzoek
2. Bezoek van (een van) de websites van de Cobraspen-Groep*
3. Nieuwsbrief & E-mail
4. Persoonlijk advies
5. Acties
6. Social media
7. Beveiliging, wifi & camera’s

*cobraspen.nl; officehotel.nl; sugarcity.com; www.sugarfactory.nl; beachhouse.nl; aquaramabeachclub.nl; htelapartments.com; forestsuites.nl

Tot slot zijn wij soms wettelijk verplicht om uw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden. En soms heeft u ons zelf toestemming gegeven om uw gegevens te gebruiken, zoals wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief. Dit houden we netjes bij, en u kunt zich altijd weer afmelden.

5. Bewaartermijnen

We bewaren en gebruiken uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarna verwijderen wij alle data die wij van u hebben. Of we anonimiseren deze data, ten behoeve van interne analyses en rapportages. In dat geval zijn de persoonsgegevens op geen enkele wijze meer tot uw persoon te herleiden.

Wat betekent dit in de praktijk? We houden bepaalde termijnen aan, waarna wij uw gegevens verwijderen. Namelijk:

1. Inactieve klantaccounts verwijderen we na 7 jaar. Na die periode gebruiken wij uw gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
2. Van de Belastingdienst moeten wij onze administratie met uw factuur-, betaal- en bestelgegevens 7 jaar bewaren. Daarna gebruiken we alleen anonieme gegevens voor interne rapportages. U moet zelf ook de facturen van uw overeenkomsten goed bewaren.
3. Als u zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die toestemming om te kunnen aantonen dat u in een bepaalde periode heeft aangegeven de berichten te willen ontvangen. Ook als u op een gegeven moment beslist dat u de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van uw toestemming.
4. E-mails en contactverzoeken worden door ons maximaal 2 jaar bewaard tenzij u eerder een verzoek indient voor verwijdering hiervan.
5. Camerabeelden van onze panden bewaren we niet langer dan 4 weken. Tenzij wij iets verdachts zien dat wij verder moeten onderzoeken of de beelden langer bewaard moeten worden vanwege een incident.
6. Het bovenstaande laat onverlet dat wij gegevens langer kunnen bewaren wanneer deze gegevens noodzakelijk zijn voor de afwikkeling van mogelijke (juridische) geschillen.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij geven uw gegevens alleen door aan andere partijen als dat echt nodig is voor onze dienstverlening. Het betreft dan deze partijen: leveranciers, betaalpartners, IT-dienstverleners en partijen die onze reviews verzamelen. Partijen zoals data-management-platforms, media- en advertentiebureaus en onderzoeksbureaus komen in beeld zodra we u persoonlijk advies willen geven of gerichte advertenties laten zien, bijvoorbeeld op basis van uw interesse in bepaalde producten/diensten. In verdachte situaties zijn we verplicht om klantgegevens te delen met overheidsinstanties.

De partijen die van ons toegang krijgen tot uw gegevens, mogen deze alleen gebruiken om jou een dienst te leveren namens de Cobraspen Groep B.V of (een van) de groepsmaatschappijen. Tenzij zij zelfverantwoordelijk zijn voor het verkrijgen en beschermen van uw gegevens. Sommige cookie-ontwikkelaars hebben toegang tot de gegevens die cookies op onze website verzamelen. U leest hier meer over in ons cookie statement en het privacy beleid van deze partijen. We verkopen uw gegevens nooit aan derden.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen in de browser van de computer, tablet of smartphone. De website van SugarFactory (en overige websites van de Cobraspen Groep zoals bij punt 1 genoemd genoemd) maakt gebruikt van functionele en analytische cookies. Bij uw eerste bezoek aan een van onze websites hebben wij u geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.

Functionele cookies:

De zogenoemde functionele sessiecookies worden gebruikt voor het leveren van services of om uw voorkeursinstellingen op te slaan.

Bijvoorbeeld voor:

• Het onthouden van de voorkeuren die u tijdens het website bezoek heeft aangegeven;
• Het onthouden en doorgeven van de informatie die u invult tijdens het invullen van een contact formulier die u op de verschillende webpagina’s achterlaat, zodat we voorkomen wordt dat u telkens opnieuw dezelfde gegevens moet invullen bij een terugkerend bezoek.
• Het opslaan van uw voorkeuren;
• Het opsporen van misbruik van onze websites.

De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang.

Analytische cookies:

Deze cookies worden gebruikt om uw bezoek aan onze websites te analyseren. Wij analyseren bijvoorbeeld het aantal bezoekers dat onze websites bezoekt, de tijdsduur van de bezoeken, de volgorde van de bezochte pagina’s en of de pagina’s van een website moeten worden aangepast. Met behulp van de verzamelde informatie kunnen we onze websites gebruikersvriendelijker inrichten. Verder worden deze cookies gebruikt om mogelijke technische problemen op de websites op te lossen.

De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang

Tracking cookies:

Alleen indien u vooraf toestemming heeft gegeven, zullen wij gebruik maken van tracking cookies voor commerciële doeleinden. Deze cookies, veelal geplaatst door derde partijen, helpen ons u gepersonaliseerde aanbiedingen te kunnen doen. Deze gegevens worden gedeeld met deze derde partijen en zij kunnen met tracking cookies uw internetgedrag volgen.

De grondslag voor de verwerking is: het gerechtvaardigd belang

Wijzigen cookies

U kunt uw cookie-instellingen altijd wijzigen in uw browser.

Actuele cookies

Sommige cookies (de zogenaamde third party cookies) worden met instemming van Cobraspen Groep geplaatst door derde partijen met het doel bepaalde producten of diensten onder uw aandacht te brengen of om u rechtstreeks toegang te geven tot social media: Twitter, LinkedIn, Facebook, Hotjar, Livechat, Google Maps, en Google Adwords.

Voor de cookies die deze externe partijen plaatsen, de informatie die ze daarmee verzamelen en het doel waarvoor die informatie wordt gebruikt, verwijzen wij naar de privacyverklaringen van deze partijen op hun eigen websites. Deze verklaringen kunnen regelmatig wijzigen en Cobraspen Groep B.V. heeft daar geen enkele zeggenschap over.

Om het zakelijk gebruik van onze website te meten, gebruiken wij de dienst Leadinfo uit Rotterdam. Deze dienst toont ons bedrijfsnamen en -adressen op basis van IP-adressen van onze bezoekers. Het IP-adres wordt hierbij niet opgenomen.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser, verwijderen.

Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/.

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, en om ons te verzoeken om deze te corrigeren of te verwijderen. Wij zullen daartoe overgaan indien aan de wettelijke voorwaarden daarvoor is voldaan, en er geen uitzondering van toepassing is op grond waarvan de gegevens moeten worden bewaard. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, en (onder omstandigheden) om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de Cobraspen Groep, om de verwerking tijdelijk te laten beperken, en op overdraagbaarheid van uw gegevens. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u toe te sturen, voor zover dat technisch mogelijk is en geen inbreuk maakt op de privacy van anderen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming tot of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@cobraspen.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, maar in elk geval binnen een maand. Indien sprake is van een zeer complex verzoek, kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen. U verneemt dat dan binnen een maand van ons.

9. Klachtenprocedures

Als u een klacht heeft over de naleving van deze privacy-verklaring of over een schending van uw rechten op grond van de wet, kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming, Dhr. J. Deumens via privacy@cobraspen.nl

Daarnaast heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

10. Beveiliging
    De Cobraspen Groep neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit gebeurt o.a. door middel van het IT-beveiligingsbeleid, door training van medewerkers en door gebruik te maken van beveiligde opslag en verbindingen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als u aanwijzingen heeft van misbruik, neem dan contact op met ons op via privacy@cobraspen.nl.

Overveen, November 2018