Nu we leven in een anderhalvemeter-samenleving zijn hybride evenementen steeds populairder. Oftewel: fysieke evenementen waar mensen ook online aan deel kunnen nemen. Maar niet iedere locatie is zomaar geschikt voor hybride events, zeker niet in coronatijdperk. Dit vraagt om de juiste techniek. Én uiteraard mogelijkheden om de richtlijnen vanuit het RIVM na te leven. Daarom hierbij 5 punten waar je op moet letten bij het kiezen van een geschikte locatie voor jouw hybride evenement.
1. Check de techniek van de hybride evenement locatie
Niets is zo vervelend als haperend beeld, een slecht verstaanbare spreker of saai statisch beeld. De kwaliteit van techniek kan je hybride evenement dan ook maken of breken. Ga daarom in zee met een goed AV-bedrijf waar je volledig op kunt vertrouwen.
Op de locatie moet voldoende mogelijkheid zijn om te repeteren. Nog beter: kies voor een locatie met een vast AV-team. Zij kennen de locatie door en door. Zo word je niet verrast door bijvoorbeeld laaghangende zon of ‘black spots’ van de camera. Er zijn zelfs locaties die een ruimte hebben omgebouwd tot professionele webcaststudio. Zo weet je zeker dat je goed zit!
2. Is de juiste setting mogelijk?
Vond jij het ook zo ongemakkelijk om te kijken naar tv-programma’s zonder publiek? Dat blijkt geen kwestie van wennen te zijn. Dankzij jarenlange ervaring weten televisieproducenten exact wat wel en niet werkt om kijkers geboeid te houden. Voor een talkshow is de gouden formule: een interessant decor, een presentator en publiek. Dit alles gefilmd vanuit verschillende hoeken, zodat het beeld nooit saai wordt.
Maak gebruik van deze kennis voor jouw hybride evenement! Let erop dat de juiste setting mogelijk is op de locatie. Zowel voor offline als online publiek. Het liefst een aantrekkelijke locatie met ruimte voor publiek en voldoende camera’s om het event vanuit verschillende hoeken te filmen. Drie camera’s is hierbij het minimum.
3. Hoe is de interactie tussen fysieke en online deelnemers geregeld?
Een hybride evenement kun je op vele manieren organiseren. Van een congres waarbij mensen thuis vragen stellen aan de spreker via een chat of Twitter, tot een symposium waarbij mensen volledig interactief meediscussiëren vanuit huis. Het ligt aan de inhoud, vorm en doel van jouw evenement wat het meest geschikt is. Bedenk daarom goed wat je wilt bereiken en of de locatie dit mogelijk maakt. Kunnen mensen vanuit huis eenvoudig inbellen? Is het mogelijk om hen ook zichtbaar te maken op het live event? Ook hier geldt weer: goede techniek is key.
4. Is anderhalve meter afstand tussen aanwezigen mogelijk?
Een open deur, maar we noemen het toch. Want ook wij kunnen het niet vaak genoeg zeggen. Op locatie moet áltijd 1,5 afstand tussen aanwezigheden mogelijk zijn. Dat betekent niet alleen in de zalen. Check dus ook of er veilige looproutes zijn in de gangen, richting toiletten en bij de in- en uitgangen. Vergeet hierbij ook de parkeerplaats en ruimte buiten niet! En heeft de locatie markeringen op de vloer, stickers op wanden en ramen, banners langs looproutes en mededelingen op digitale communicatiemiddelen die bezoekers attenderen op het houden van afstand?
5. Houdt de locatie zich aan alle richtlijnen?
Naast de anderhalvemeter-regel zijn er meerdere maatregelen om de veiligheid van jouw gasten te waarborgen. Als het goed is, heeft de locatie een coronaverantwoordelijke.
Vraag hoe het zit met de bereiding van eten en drinken op de locatie, welke hygiënemaatregelen er zijn en hoe de locatie bezoekers registreert.
