Da wir derzeit in einer 1,5-Meter-Gesellschaft leben, werden hybride Veranstaltungen immer beliebter. Das sind physische Veranstaltungen, an denen Menschen auch online teilnehmen können. Aber nicht jeder Veranstaltungsort ist für hybride Veranstaltungen geeignet, schon gar nicht in Zeiten von Corona. Dies erfordert die richtige Technik. Und natürlich Möglichkeiten, die Richtlinien des RIVM einzuhalten. Deshalb hier 5 Punkte, die Sie bei der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes für Ihre hybride Veranstaltung beachten sollten.
1. Überprüfen Sie die Technik des Hybrid-Veranstaltungsortes
Nichts ist so ärgerlich wie ein ruckelndes Bild, ein schlecht verständlicher Redner oder ein langweiliges statisches Bild. Die Qualität der Technik kann daher über den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Hybridveranstaltung entscheiden. Arbeiten Sie daher mit einem guten AV-Unternehmen zusammen, auf das Sie sich voll und ganz verlassen können.
Am Veranstaltungsort muss ausreichend Gelegenheit zum Proben bestehen. Noch besser: Wählen Sie einen Veranstaltungsort mit einem festen AV-Team. Dieses kennt den Veranstaltungsort in- und auswendig. So werden Sie nicht von beispielsweise tiefstehender Sonne oder „Black Spots” der Kamera überrascht. Es gibt sogar Veranstaltungsorte, die einen Raum zu einem professionellen Webcast-Studio umgebaut haben. So können Sie sicher sein, dass Sie gut aufgehoben sind!
2. Ist die richtige Einstellung möglich?
Fanden Sie es auch so unangenehm, Fernsehsendungen ohne Publikum anzuschauen? Das scheint keine Frage der Gewöhnung zu sein. Dank jahrelanger Erfahrung wissen Fernsehproduzenten genau, was funktioniert und was nicht, um die Zuschauer zu fesseln. Für eine Talkshow lautet die goldene Formel: ein interessantes Set, ein Moderator und ein Publikum. All dies wird aus verschiedenen Blickwinkeln gefilmt, damit das Bild nie langweilig wird.
Nutzen Sie dieses Wissen für Ihre Hybridveranstaltung! Achten Sie darauf, dass die richtige Kulisse am Veranstaltungsort möglich ist. Sowohl für das Offline- als auch für das Online-Publikum. Am besten ein attraktiver Ort mit Platz für das Publikum und genügend Kameras, um die Veranstaltung aus verschiedenen Blickwinkeln zu filmen. Drei Kameras sind dabei das Minimum.
3. Wie ist die Interaktion zwischen physischen und Online-Teilnehmern geregelt?
Eine Hybridveranstaltung kann auf viele Arten organisiert werden. Von einem Kongress, bei dem die Teilnehmer von zu Hause aus über einen Chat oder Twitter Fragen an den Referenten stellen können, bis hin zu einem Symposium, bei dem die Teilnehmer von zu Hause aus vollständig interaktiv an der Diskussion teilnehmen können. Was am besten geeignet ist, hängt vom Inhalt, der Form und dem Zweck Ihrer Veranstaltung ab. Überlegen Sie sich daher genau, was Sie erreichen möchten und ob der Veranstaltungsort dies ermöglicht. Können die Menschen von zu Hause aus einfach einwählen? Ist es möglich, sie auch beim Live-Event sichtbar zu machen? Auch hier gilt: Gute Technik ist der Schlüssel zum Erfolg.
4. Ist ein Abstand von anderthalb Metern zwischen den Anwesenden möglich?
Das ist zwar eine Selbstverständlichkeit, aber wir erwähnen es trotzdem. Denn auch wir können es nicht oft genug sagen. Vor Ort muss immer ein Abstand von 1,5 Metern zwischen den Anwesenden möglich sein. Das gilt nicht nur für die Säle. Überprüfen Sie daher auch, ob es sichere Laufwege in den Gängen, zu den Toiletten und an den Ein- und Ausgängen gibt. Vergessen Sie dabei auch nicht den Parkplatz und den Außenbereich! Und verfügt der Veranstaltungsort über Markierungen auf dem Boden, Aufkleber an Wänden und Fenstern, Banner entlang der Laufwege und Hinweise auf digitalen Kommunikationsmitteln, die die Besucher auf die Einhaltung des Abstands aufmerksam machen?
5. Hält sich der Standort an alle Richtlinien?
Neben der 1,5-Meter-Regel gibt es mehrere Maßnahmen, um die Sicherheit Ihrer Gäste zu gewährleisten. Der Veranstaltungsort sollte über einen Corona-Beauftragten verfügen.
Fragen Sie nach, wie die Zubereitung von Speisen und Getränken am Veranstaltungsort erfolgt, welche Hygienemaßnahmen getroffen werden und wie der Veranstaltungsort Besucher registriert.
