Je hebt een belangrijke mededeling, een jubileum te vieren of een nieuw product te lanceren, dus je besluit een bedrijfsevenement te organiseren. Of je nu kiest voor een plenaire sessie met workshops of een groot bedrijfsfeest, je vindt het belangrijk om als CEO het event te openen. Een presentatie geven voor een groot publiek, dat is echter niet iets wat je dagelijks doet. Wij hebben een aantal tips voor spreken in het openbaar voor je op een rijtje gezet.
1. Een goede voorbereiding is ’t halve werk
Veel mensen voelen zich gespannen voordat zij een presentatie geven. Er is simpelweg geen betere manier om je zenuwen de baas te worden dan zeker te zijn van je verhaal. Dat begint bij de basis. Stel jezelf de vraag: wat wil ik bereiken met de presentatie? Wil ik anderen informeren, overtuigen, activeren, motiveren of amuseren? En ken je publiek, zodat je jouw boodschap kunt afstemmen op de doelgroep.
2. Storytelling
Verzamel vervolgens zoveel mogelijk informatie over het onderwerp en schrijf een verhaal. Verhalen worden makkelijker door het publiek onthouden, omdat ze niet alleen aan het verstand, maar ook aan het gevoel van mensen appelleren. Elk verhaal heeft een duidelijke opbouw: een inleiding, een kern en een slot. Gebruik daarbij voorbeelden ter verduidelijking, metaforen, statistische gegevens of vertel een anekdote. Dit maakt een presentatie dynamischer.
3. Visuele presentatiemiddelen
Wil je gebruikmaken van visuele hulpmiddelen zoals sheets (overheadprojector) en digitale hulpmiddelen (met name MS PowerPoint)? Bedenk je dan dat hulpmiddelen zijn bedoeld om jouw presentatie te ondersteunen en niet om jou te vervangen. Gebruik daarom niet teveel sheets en plaats er ook niet teveel tekst op. De beste TED presentaties maken gebruik van foto’s, animaties en beperkte hoeveelheden tekst. Mensen herinneren zich namelijk beter een idee wanneer er een foto aan gekoppeld is.
4. Oefening baart kunst
De meeste grote sprekers hebben hun hoge niveau bereikt door veel te oefenen. Dus oefen je presentatie, spreek de tekst hardop uit, zodat je weet hoelang je presentatie duurt en waar eventuele knelpunten zich bevinden. Een TED-presentatie mag bijvoorbeeld niet langer zijn dan 18 minuten. TED-directeur Chris Andersen zei: “18 minuten is lang genoeg om ernstig te zijn en kort genoeg om de aandacht van het publiek vast te houden”. Daarnaast zijn je stemvolume, articulatie en intonatie belangrijk. Tip: film jezelf om te zien wat beter kan! Wanneer je een presentatie geeft, is het prettig om de eventruimte van tevoren te bezoeken. Bekijk waar je zult gaan staan, waar je publiek zich zal bevinden, adem de sfeer in. Zo raak je alvast vertrouwd met de locatie.
5. Persoonlijke presentatie
De manier waarop je presenteert is minstens zo belangrijk als de inhoud. Heb een open houding, houd oogcontact met je het publiek en plaats je benen stevig op de grond, dat maakt een stabiele indruk. Je kunt af en toe van plek wisselen, maar beperk rondlopen tot de rustmomenten. Oftewel: bouw beweging in, want teveel beweging kan onrustig overkomen. Ondersteunende handgebaren verlevendigen je presentatie, maar ook hier geldt: overdrijf ’t niet.
6. Maak connectie met je publiek
Probeer met je publiek in gesprek te komen zonder dat zij het woord nemen. Spreek je publiek rechtstreeks aan door bijvoorbeeld ‘U als medewerker van..’ te gebruiken. Of stel retorische vragen: ‘Stelt u zich eens voor…’, ‘Wie van u heeft niet …’, Gaat u eens bij uzelf na of …’. Interactie maakt een presentatie natuurlijker. En wees niet bang om een grapje te maken: humor zorgt ervoor dat publiek meer openstaat voor jouw boodschap.
7. Vragenrondje
Het publiek heeft vast vragen. Dit is vaak een signaal dat jouw presentatie de nieuwsgierigheid prikkelt! Mocht je het niet prettig vinden als er tussendoor vragen worden gesteld, geef dan aan het begin van je presentatie aan dat vragen aan het einde worden beantwoord. Het kan goed zijn vragen te herhalen, om er zeker van te zijn dat iedereen de vraag heeft gehoord. Bovendien kun je op die manier controleren of je de vraag goed begrepen hebt.
Zakelijke evenementen bij SugarFactory
Al veel bedrijven hebben bedrijfsevenementen georganiseerd bij SugarFactory. Ook jouw evenementenbezoekers zullen hun ogen uitkijken. Elke ruimte van SugarFactory heeft namelijk een eigen verhaal dankzij het behoud van originele elementen van de voormalig suikerfabriek. SugarFactory heeft diverse intieme eventruimtes die plek bieden aan kleinere gezelschappen vanaf 50 personen. De Middenfabriek, de grootste evenementenruimte van SugarCity, biedt echter plek aan wel 7.000 genodigden. De mogelijkheden zijn dus eindeloos. Aarzel niet en neem contact met ons om vrijblijvend de mogelijkheden te bespreken!
Professionele spreker
Huur je toch liever een professionele spreker in? Eerder schreven we een artikel om je te helpen de juiste spreker voor jouw bedrijfsevent te vinden. Je vindt onze tips hier. Een andere optie is een dagvoorzitter te kiezen die jou kan ondersteunen.
